Conseil général des Vosges
Direction vosgienne des Archives départementales
***
Rapport d’activités 2004
Epinal
Mars 2005
2
I. Les moyens
I. 1. Les moyens financiers.
- Le budget 2004
Le budget voté par le Département pour la D.V.A.D. a représenté dans sa globalité (BP + DM1),
pour l’année 2004, 820 400 €, total à minorer du fait de la ventilation annuelle de l’enveloppe de 656 400 €
prévue pour le marché 2003-2005 de numérisation de l’état civil. Les travaux de numérisation de l’année
2004 s’élèvent à 230 713, 33 € de cette enveloppe.
BP 2004 DM1 2004 DM2 2004 Total
Fonctionnement 180 200 € 9 900 € - 190 100 €
Investissement 627 300 € (*) 3 000 € - 630 300 €
Total 807 500 € 12 900 € - 820 400 €
(*) En raison des crédits de 656 400 €, votés pour trois ans (2003-2005), selon les termes du marché passé avec Safig
Numway le 28 novembre 2002 (656 364, 80 €).
- Les dépenses
Les dépenses réalisées pour les missions de la D.V.A.D. en 2004 se sont répartis entre crédits
propres à la direction et crédits délégués à d’autres directions (travaux, fluides, mobiliers, gros matériels :
D.V.P. / parc informatique : D.V.I.R.) :
Crédits gérés
en direct
Crédits gérés par la
D.V.P. et la D.V.I.R.
Total Charges de
personnel
Fonctionnement 99 094, 88 € 367 055, 39 € 466 150, 27 € 949 769, 40 €
Investissement 271 781, 93 € 215 707, 70 € (*) 487 489, 63 €
Total 370 876, 81 € 582 763, 09 € 953 639, 90 €
( *) Travaux, mobiliers et matériels.
Les dépenses se sont ventilées comme suit :
Nature Crédits votés
(BP + DM)
Crédits consommés
Fonctionnement
Fournitures de bureau 12 000 € 11 081, 89 €
Autres fournitures 50 000 € 30 563, 21 €
Entretien et réparation du matériel 17 200 € 895, 94 €
Honoraires et rémunération d’intermédiaires 8 000 € 3 375 €
Désinfection 7 000 € 2 814, 11 €
Frais de transport 500 € -
Frais de déplacement des professeurs du service
éducatif
400 € -
Subventions aux classes culturelles 1 000 € 786, 06 €
Frais de réception 4 000 € 2 272, 07 €
Frais d’impression 16 400 € 10 238, 07 €
Publication des inventaires 40 800 € 4 247, 59 €
Documentation 600 € 565, 01 €
Frais d’affranchissement 1 500 € 4 282 €
Contrats de prestation de services (fac similés du
service éducatif)
800 € -
3
Autres services extérieures (conception
d’expositions)
20 000 € (BP)
9 900 € (DM1)
27 973, 93 €
Total 190 100 € 99 094, 88 €
Investissement
Acquisition d’archives 33 000 € (BP)
3 000 € (DM1)
32 196, 08 €
Numérisation 583 300 (*) 230 713, 33 €
Acquisition d’ouvrages 11 000 € 8 372, 52 €
Total 630 300 € 271 281, 93 €
(*) Sur l’enveloppe globale de 656 400 € votés en 2003, pour couvrir les besoins du marché passé avec Safig
Numway le 28 novembre 2002 pour 3 ans (656 364, 80 €).
- Les recettes
Constituées des recettes tirées des travaux photographiques réalisés à la demande des lecteurs, des
tirages de microfilms, des photocopies et des travaux de reliure-restauration, complétées par la vente
d’ouvrages imprimés (catalogues d’expositions, répertoires numériques), les recettes de la D.V.A.D. se
sont élevées pour 2004 à 16 685, 67 €, soit une augmentation de 48 % par rapport à 2003.
Recettes 2003 11 240, 21 €
Recettes 2004 16 685, 67 €
I. 2. Le personnel.
- Mutations et arrivées
Yves Kinossian, directeur des Archives départementales des Vosges depuis 1995, a quitté ses
fonctions dans le département des Vosges le 1er mai 2004. Durant l’intérim, de mai à fin septembre 2004,
le contrôle scientifique et technique a été confié à Line Skorka, directrice des Archives départementales de
Moselle, tandis que l’administration des Archives a été assurée par Eliane Mougel, directrice-adjointe des
Archives départementales des Vosges.
Isabelle Chave a pris ses fonctions en qualité de directrice des Archives des Vosges le 1er octobre
2004 ; elle a reçu l’ensemble du personnel en entretiens individuels du 1er au 20 octobre (prise de
fonctions), puis du 10 au 20 décembre 2004 (entretiens annuels d’évaluation).
Avec le recrutement de Brigitte Bardoux, secrétaire de documentation, qui a rejoint le service le
1er avril 2004, sur un poste de la fonction publique Etat vacant depuis 1993, la D.V.A.D. compte 27
agents au 31 décembre 2004, - pour un total en équivalent temps plein de 26,2 (4 agents travaillent à 80
%) -, répartis de la façon suivante :
Personnel État
KINOSSIAN Yves
jusqu’au 30 avril 2004
CHAVE Isabelle
à partir du 1er octobre 2004
Conservateurs du patrimoine 1 Catégorie A
BARDOUX Brigitte Secrétaire de documentation 1
Sous-total 2
Personnel Fonction publique territoriale
- Filière administrative
Catégorie A MOUGEL Éliane
HOUOT Béatrice
Directeur territorial
Attachée territorial
1
1
Catégorie B CAYRE Agnès Rédacteur territorial 0,8
4
Catégorie C MATHIEU Martine
LÉONETTI Philippe
FLORENCE Raymonde
SAVY Catherine
PETITJEAN Marie-Reine
PETITDEMANGE Annick
VINCENT Jean-Yves
CALOT Patrick
Adjoint administratif principal
Adjoint administratif
Adjoint administratif
Adjoint administratif
Adjoint administratif
Adjoint administratif
Agent administratif qualifié
Agent administratif qualifié
0,8
1
1
1
0,8
1
1
1
Sous-total 10,4
- Filière culturelle
Catégorie A EL HAÏK Nicole
MARTIN Benoît
Attachée de conservation
Attaché de conservation
1
1
Catégorie B RODRIQUE Geneviève
LAURENÇON Joëlle
Assistant de conservation qualifié
Assistant de conservation
0,8
1
Catégorie C DUTEL Daniel
SOUVAY Delphine
MARCHAL Marie-France
PERRIN Anne-Émilie
DOUET Jacqueline
Agent du patrimoine 1e classe
Agent du patrimoine
Agent du patrimoine
Agent du patrimoine
Agent du patrimoine
1
1
1
1
1
Sous-total 8,8
- Filière technique
Catégorie B GUYOT Patrice Technicien territorial supérieur 1
Catégorie C BRAUX Claude
GLESS Claudine
JOLY Francine
RIVAT Anne-Claire
Agent technique principal
Agent technique principal
Agent technique principal
Agent d'entretien
1
1
1
1
Sous-total 5
- Formation reçue, formation dispensée
Neuf agents de la D.V.A.D. ont bénéficié, dans le cadre du plan de formation 2004 ou au titre des
formations liées aux concours, de 126 jours de formation, auprès d’organismes généralistes (Centre
national de la fonction publique territoriale) ou spécialisés (Direction des Archives de France, Association
des Archivistes français). Joëlle Laurençon, promue assistante de conservation stagiaire le 1er janvier 2004,
a suivi plusieurs stages dans le cadre de sa formation initiale, tandis que Béatrice Houot a été titularisée le
1er décembre 2004 au grade d’attachée territoriale après achèvement de la FAT au CNFPT.
Cette année encore, la D.V.A.D a accueilli de nombreux stagiaires (autres services du Conseil
général, 2 ; Greta, 1 ; Archives départementales du Haut-Rhin, 1 ; Ecole de Condé (Lyon), 1 ; CCI des
Vosges, 1 ; mairie, 1 ; LEP photographie Saint-Dié, 1) : six agents du service se sont impliqués pour
dispenser l’équivalent de 102 jours de formation.
Au cours de l’été 2004, 12 vacataires ont été mis à disposition de la D.V.A.D. par le Conseil général
pour classer les fonds « archives du monde du travail », chacun d’eux pendant un mois (juillet-septembre
2004).
I. 3. Bâtiment et équipements.
- Saturation des magasins de conservation
L’état de saturation des magasins de conservation à court terme (horizon 2008), déjà signalé
en 2002, a été communiqué à la direction générale des Services et à la direction vosgienne du Patrimoine
(Conseil général des Vosges), dès l’automne 2004. Une visite préalable de Geneviève Etienne, inspectrice
des Archives de France, a eu lieu le 1er décembre 2004, en présence de Francine Aubry-Bégin, directrice
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vosgienne du Patrimoine, débouchant sur la rédaction d’un pré-programme fonctionnel pour l’extension
du bâtiment actuel, validé par la direction des Archives de France.
- Travaux d’aménagement et équipements nouveaux
La salle d’exposition a été intégralement réhabilitée par la direction vosgienne du Patrimoine de midécembre
2004 à mi-janvier 2005 pour un montant de 70 363 € : climatisation, réfection des peintures et
sols, réfection des stores électriques, mise en place d’un plafond de luminaires avec variateurs, autorisant
l’usage de la salle pour la présentation temporaire de documents originaux ou les petites réunions
publiques. Par ailleurs, l’accès à la cage des deux ascenseurs desservant les magasins de conservation a été
sécurisé et mis aux normes.
Parmi les équipements neufs, il faut noter le renouvellement de six lecteurs-reproducteurs de la salle
de lecture, qui permettent de répondre aux besoins du public généalogiste.
- La conservation préventive : un investissement pour l’avenir des documents
Au titre de l’année 2004, 619, 95 mètres linéaires de documents, tous types confondus (liasses,
registres, tirages photographiques, affiches, cartes postales, plans, etc.), ont été conditionnés ou
reconditionnés en boîtes d’archives neuves.
Boîtes standard Boîtes Jaléma Boîtes Cauchard
(neutres)
Archives modernes 390 74 63
Archives contemporaines 655 2482 796
24 mètres linéaires d’archives infestées ont été désinfectées (dioxyde de carbone) par la société
Hygiène Office.
156 volumes (collections internes ou commandes des maires) ont reçu une reliure neuve, tandis
que 2217 documents ont été restaurés, dans le cadre du plan de numérisation (documents d’état civil)
ou des expositions (affiches, documents anciens), soit un total de 742 unités, alors que le progiciel Gaia
permet d’estimer qu’au 31 décembre 2004, 7 580 liasses ou registres conservés par la D.V.A.D. sont
encore incommunicables au public en raison de leur mauvais état ou d’un état fragilisé.
La restauration, mesure interventionniste, peut être souvent évitée par de bonnes conditions de
conservation (température et humidité stables, protection de la lumière et de la poussière). Au cours de
deux campagnes (juin et novembre 2004), les douze salles de conservation de la tour Nord ont été
intégralement dépoussiérées (étagères, boîtes) dans cette perspective par un prestataire extérieur, débutant
une programmation qui verra chacune des trois tours nettoyée une fois tous les trois ans.
Malgré ces mesures, plusieurs infestations fongiques localisées ont été constatées dans trois
magasins différents (niveaux 1 et 6) et dans les couloirs de desserte des ailes (niveau 6) de novembre 2004
à janvier 2005. Toutes sont dues à l’absence de perméabilité des magasins de conservation : absence de
vide sanitaire sous le niveau 1 ; toiture non jointive engendrant des fuites au niveau 6 ; condensation des
baies des salles, du fait de l’absence de sas thermique sous l’allège des fenêtres. Les prélèvements
bactériens effectués ont été confiés au Laboratoire départemental pour analyses. Par ailleurs, Patrice
Guyot, relieur-restaurateur, a été nommé en décembre 2004 responsable du suivi environnemental des
magasins (veille, prise de mesures, relevés des données informatiques), afin d’améliorer notre réactivité en
cas de variations climatiques constatées.
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II. Le contrôle scientifique et technique des archives publiques
Cette mission de l’Etat est exercée par le directeur des Archives départementales en application des
décrets n° 79-1037 du 3 décembre 1979 relatif à la compétence des services d’archives publics et n° 88-
849 du 28 juillet 1988 relatif au contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives des collectivités
territoriales. Ce contrôle peut prendre plusieurs formes :
• inspections
• simples visites de conseil et d’aide
• formation des agents
• visas accordés à la destruction de documents publics
• réalisation de tableaux de gestion des archives d’un service
Le contrôle scientifique et technique s’est exercé en 2004 comme suit :
Inspections Visites de conseil ou
préalables à la collecte
Services du Conseil général et établissements
publics départementaux
- 10
Services déconcentrés et établissements
publics de l’Etat :
- direction régionale A.N.P.E. - 1
- directions départementales - 60
Officiers publics (notaires) - -
Communes :
- de moins de 2000 habitants 4 -
- plus de 2000 habitants - -
Etablissements de santé - 1
TOTAL 4 72
L’intérim de la direction de mai à septembre 2004 explique la baisse des chiffres en matière
d’inspections et de visites de conseils et d’aide, le directeur étant le seul membre du personnel de la
D.V.A.D. à pouvoir assumer ces missions du fait de son statut. Interrompues depuis la fin de l’année
2003, les visites en communes ont repris en décembre 2004, sur le rythme d’un déplacement en
communes d’une journée tous les 15 jours. Les quatre communes inspectées ont été Bégnécourt
(précédente inspection : 1995), Charmois-l’Orgueilleux (idem : 1993), Domèvre-sur-Avière (idem : 1989),
Gelvécourt-et-Adompt (idem : 1995).
Philippe Léonetti, chargé des archives administratives et des services versants, a pu assurer la
formation de 3 agents (fonctionnaires ou vacataires d’archivage) (Laboratoire départemental, Chambre de
commerce et d’industrie des Vosges, commune de La Bresse), pour un total de 11 jours.
L’aide apportée aux services publics passe également par la rédaction de tableaux de gestion des
archives, outils facilitant le tri des archives dans les services avant versement à la D.V.A.D. Le Laboratoire
départemental (Conseil général des Vosges) en a bénéficié en 2004.
Comme en 2003, les visas d’élimination ont été instruits en grand nombre, confirmant la bonne
connaissance par les services publics des Vosges de la procédure de demande d’accord préalable à la
destruction des archives publiques, induite par la loi n° 79-1037 du 3 décembre 1979.
7
Nombre de visas
accordés
Métrage linéaire éliminé
Services du Conseil général et établissements
publics départementaux
10 149,55
Services déconcentrés et établissements publics
de l’Etat :
- chambre régionale des comptes 11 3 128,00
- directions départementales 65 2 051,60
Officiers publics (notaires) - 182,45
Communes :
- moins de 2000 habitants 10 56,99
- plus de 2000 habitants 29 198,83
Etablissements de santé 5 -
TOTAL 130 5 767, 42 m.l.
8
III. L’accroissement des fonds
III.1. Bilan annuel.
L’année 2004 connaît un volume d’accroissement annuel particulièrement important - plus de 900
m.l. d’archives entrées -, au-delà de la moyenne annuelle enregistrée sur la période 1997-2003 (environ
600 m.l.).
Entrées Eliminations
Archives publiques 878, 91 m.l. 29, 80 m.l.
Archives privées 113, m.l. + 50 unités -
Bibliothèque patrimoniale 15, 94 m.l. 2, 14 m.l.
Documents figurés 1 791 unités
Total 1 007, 85 m.l.
+ 1841 unités
31, 94 m.l.
Accroissement net 975, 91 m.l. + 1 841 unités
Pour mémoire en 2003 : 648, 85 m.l. et 349 unités.
Le taux d’occupation du bâtiment qui était de 22 050 m.l. sur 28 000 m.l. équipés au 31 décembre
2003, passe à 23 026 m.l. au 31 décembre 2004. Le métrage disponible est aujourd’hui de 4 975 m.l.,
chiffre qu’il faut minorer de 2 000 m.l., en raison de l’incompatibilité pour l’archivage d’une partie des
niveaux 1 et 6 du bâtiment de conservation : eaux d’infiltration au premier niveau, problèmes de
perméabilité de la toiture générant des fuites au 6e étage. Au 31 décembre 2004, seulement 3 km.l.
peuvent être considérés comme encore exploitables pour l’archivage.
III.2. Archives publiques.
Trente-huit services publics ont versé en 2004, issus des directions du Conseil général, des services
déconcentrés et établissements publics de l’Etat, des établissements de santé, des notaires et des
communes. Les entrées concernent, de façon majoritaire, des archives définitives (destinées à être
conservées indéfiniment), le tri étant pratiqué en amont par les services eux-mêmes, en application des
circulaires de tri de la direction des Archives de France et des tableaux de gestion réalisés à l’appui par les
Archives départementales des Vosges.
Toutefois, deux directions du Conseil général, la DVEFT et la DVIS, ont, en 2004 encore, pratiqué
des versements d’archives éliminables à terme, qui attendront aux Archives l’échéance de leur durée
d’utilité administrative. Cette facilité ne pourra être prolongée en 2005 du fait de la saturation très
prochaine des magasins de conservation. L’année 2005 devra permettre de mettre en place une
véritable procédure de préarchivage à l’échelle du Conseil général.
Parmi les services du Conseil général ayant versé en 2004, la répartition s’est opéré comme suit :
Entrées
Direction vosgienne de l'économie, des finances et du tourisme 16, 60
Direction vosgienne des actions communales et des transports 8, 50
Direction vosgienne des interventions sociales 40, 55
Direction vosgienne des services de l'assemblée, des affaires juridiques et
de la documentation
2, 40
Direction vosgienne des archives départementales 3, 50
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En matière d’archives notariales, une démarche de collecte auprès des trois seuls notaires du
département n’ayant jamais versé, engagée en septembre et octobre 2004, a abouti aux versements de
deux études (XVIIe-début XXe s.) (Remiremont, 15 décembre 2004 ; Raon-l’Etape, 24 février 2005).
Pour les archives communales, un état des dépôts d’archives communales non classés (salle de
préarchivage) a été dressé afin de relancer les visites dans les communes de moins de 2000 habitants, pour
une collecte complémentaire des archives centenaires fondamentales (cadastre, état civil, délibérations)
(application de la loi 79-1037 du 3 décembre 1979).
III.3. Archives privées.
Les archives de statut privé sont celles entrées sous forme de contrats de don ou de dépôt, ou par la
voie des liquidations judiciaires. Il s’y ajoute des acquisitions à titre onéreux. Les archives privées entrées
en 2004 représentent 113 m.l. et 50 pièces isolées.
Pour mémoire en 2003 : 211 m.l.
Les liquidations judiciaires ont représenté 2 m.l. d’archives entrées ; les dons, 25 m.l. ; enfin, les
achats, 1 280 documents différents et 0,5 m.l.
Entrées d’archives privées 2004 Métrages
linéaires
Unités
Archives personnelles et familiales 1 m.l.
Archives d’entreprises 95 m.l.
Archives d’associations, de partis politiques ou de syndicats 24 unités
Archives cultuelles 4 unités
Archives d’architectes 15 m.l.
Archives scientifiques 2 m.l.
Pièces isolées 22 unités
TOTAL 113 m.l. 50 unités
Parmi les acquisitions notables de l’année 2004, signalons les pièces suivantes :
• 11 volumes de L’Illustration couvrant la période 1914-1919
• 2000 tirages photographiques de la compagnie du chemin de fer de l’Est – en lien avec
l’exposition temporaire du début 2005 -, qui ont été numérisés et intégrés dans la base de
consultation des fonds figurés
• un fonds de documents originaux relatifs à la ville de Remiremont (plan 1733, cartes postales,
registres de comptes XVIIIe s.) et à l’histoire du département, conservé en mains privées, destiné
à compléter le fonds ancien de la commune de Remiremont.
Enfin, tous les fonds privés dépourvus de contrats de don ou de dépôt co-signés en bonne et due
forme ont été balayés en novembre et décembre 2004 (soit 1/3 des 179 fonds conservés), afin de préciser,
lorsque c’était possible (contact avec les ayants-droit), le statut (don ou dépôt) de ces fonds d’origine
privée.
III.4. Bibliothèque patrimoniale.
Les Archives départementales des Vosges conservent une bibliothèque de nature historique et
patrimoniale de plus de 16 000 ouvrages imprimés et périodiques ; elle s’est accrue en 2004 de 12, 90 m.l.
supplémentaires.
Pour mémoire en 2003 : 15, 92 m.l.
Les achats s’attachent à l’histoire des Vosges, et plus largement de la Lorraine, et à des thématiques
spécifiques (industrie, thermalisme, etc.). La bibliothèque s’est accrue également de dons de particuliers
10
(tirés à part, mémoires universitaires, brochures publiées à compte d’auteur, etc.). Enfin, elle comporte
plus de 1000 titres de périodiques anciens, aujourd’hui clos, et gère, au 31 décembre 2004, 69
abonnements actifs (revues historiques, patrimoniales, professionnelles, etc.).
III.5. Documents figurés.
Si l’année 2004 n’a vu entrer aux Archives départementales aucun document audiovisuel ou
électronique, en revanche, l’achat de cartes et plans, de cartes postales, tirages photographiques, gravures
et affiches, réparti comme suit, s’est maintenu à un très bon niveau.
Nombre d’unités entrées
en 2004
Cartes et plans 5
Cartes postales 197
Tirages photographiques 1 090
Gravures, estampes, dessins 445
Affiches 53
C.D. Rom 1
TOTAL 1 791
Pour mémoire en 2003 : 349 unités (affiches, cartes postales, photographies).
11
IV. Le classement et le traitement des archives
IV.1. Le récolement des fonds.
Le récolement général des magasins de conservation prévu réglementairement dans le cadre de la
prise de fonctions d’un nouveau directeur a été, dès l’automne 2004, repoussé au 1er janvier 2006, en
raison du trop grand nombre d’agents accaparés pour toute l’année 2005 par le plan de numérisation de
l’état civil (14 agents sur 27), dont la réalisation doit être maintenue dans un délai triennal (termes du
marché contracté en décembre 2002). Ce récolement aura des conséquences positives, telles le
complément des lacunes des récolements topographiques constatés sous Gaia.
IV.2. Le classement et la rédaction d’instruments de recherche.
L’état des classements menés en 2004 montre que le travail mené a été particulièrement
remarquable, aboutissant au classement de plus de 966 m.l. d’archives, toutes natures confondues.
Pour mémoire en 2003 : 890, 38 m.l.
L’accent a été placé en 2004 sur les séries dites modernes (1800-1940) afin de résorber l’arriéré
d’archivage, et une série dite continue, constituée de 360 m.l. d’archives en vrac du cabinet du préfet pour
les années 1940-1960, qui devait être recotées réglementairement en série W. Après plusieurs campagnes
annuelles, cette opération a trouvé son achèvement en décembre 2004 grâce aux travail de Jean-Yves
Vincent et Philippe Léonetti. Le classement de la sous-série 3 O (Voirie vicinale) a été visiblement
poursuivi, pour trouver son achèvement en 2005 (Agnès Cayre, Marie-Reine Petitjean, Delphine Souvay,).
Parmi les archives communales, il faut souligner la fin du classement d’un fonds exceptionnel, celui des
archives anciennes de la commune de Remiremont (1255-1798), entamé dès 1997 (E dépôt 390)
(Delphine Souvay). Pour les fonds privés, on évoquera le classement du fonds 102 J Fonds du chemin de
fer d’Etival à Senones, dont les documents ont été exploités pour l’exposition temporaire La compagnie du
chemin de fer de l’Est (janvier-avril 2005), et l’avancée notable du classement des archives commerciales de
l’Imagerie d’Epinal S.A. (48 J), qui trouvera son achèvement en 2005 (Anne-Emilie perrin). Les premiers
classement en archives hospitalières, en 2004, sont directement liés à l’arrivée de Brigitte Bardoux, chargée
en propre des archives des établissements hospitaliers et des établissements publics des Vosges.
Les fonds ainsi classés et inventoriés dans l’année 2004 sont répartis comme suit :
• Archives anciennes (avant 1790)
21 B Division ONF d’Epinal
• Archives modernes (1800-1940)
48 M Division ONF de Bruyères
51 M Division ONF de Charmes
52 M Agence ONF d’Epinal
53 M Chambre de commerce et d’industrie des Vosges
3 O Voirie comunale
56 R Bureau central d’archives administratives et militaires de Pau
1004 S Service de la navigation
V Administration des cultes (reclassement)
• Archives contemporaines (après 1940)
2001 W Préfecture des Vosges / Direction des relations avec les collectivités locales
2009 W Préfecture des Vosges / Cabinet, relations publiques et presse
2010 W Ecole maternelle de La Plaine, Vincey
2015 W Agence ONF d’Epinal
2017 W Commission départementale des antiquités et objets d’art des Vosges
12
2021 W Agence ONF d’Epinal
2024W Maison d’arrêt d’Epinal
2027-28W Ecoles maternelle et primaire de Maxonrupt à Remiremont
2031 W Institut univesitaire de formation des maîtres
2033 W Préfecture des Vosges / Direction des actions interministérielles
2036 W Conseil de prud’hommes d’Epinal
2042 W Tribunal de commerce de Mirecourt et Neufchâteau
2047 W Conseil général des Vosges / Cabinet du Président
2050 W Conseil général des Vosges / Archives départementales des Vosges
2051 W Banque de France / Succursale de Remiremont
2052 W Office national interprofessionnel des vins
• Archives hospitalières
H dépôt 4 Hôpital de Bulgnéville
H dépôt 6 Hôpital de Charmes
• Archives communales
Barbey-Seroux
Bazegney
Begnécourt
Cheniménil
Domèvre-sur-Avière
Dommartin-les-Vallois
Gelvécourt-et-Adompt
Ménil (Le)
Pierrefitte
Racécourt
Removille
Ville-sur-Illon
• Archives notariales
5 E 29 Archives de maître Guillaume, notaire à Épinal
5 E 30 Archives de maître Jardel, notaire à Épinal
• Archives privées
48 J Archives commerciales de l’Imagerie d’Epinal S.A.
102 J Archives de la ligne de chemin de fer Etival-Senones.
168 J Fonds Lorentz, architecte.
Les classements effectués ont permis la rédaction de nouveaux instruments de recherche, qui
ouvrent à la consultation de nouvelles sources pour les chercheurs fréquentant la salle de lecture. Ils sont
également indexés dans des bases documentaires accessibles sur les terminaux informatiques de la salle de
lecture (Taurus/Gesco Web), afin de faciliter la recherche. Au 31 décembre 2004, 27 215 fiches
documentaires sont contenues dans la base Taurus mise en service en 2000.
Volume classé Nb de notices saisies dans
une base de données
Séries anciennes (avant 1790) 0,30 m.l.
Séries modernes (1800-1940) 211, 65 m.l. + 284 plans
Série W (après 1940) 581, 40 m.l.
Archives communales et
hospitalières (dépôts)
52, 01 m.l.
Archives notariales 21, 82 m.l. 3 361
Archives privées 1 247
13
Documents figurés 99 m.l. 2 865
TOTAL 966, 18 m.l. + 284 plans 7 473
IV.3. Les supports de substitution.
La réalisation et la mise à disposition du public de supports de substitution, grâce au microfilmage
ou à la numérisation, permettent de protéger de la consultation directe les originaux fragiles ou trop
demandés : séries anciennes, documents d’état civil, documents figurés. C’est une réponse positive à la
demande des chercheurs, autant qu’un véritable investissement pour l’avenir.
Programmation interne Commandes du public
Microfilmage (en interne) 3 342 m.l.
(masters et duplication)
9 m.
Photographie (en interne) 372 ektachromes 148 tirages photographiques
Numérisation (en interne et externalisé) 3 398 vues 64 vues
Le microfilmage a concerné essentiellement la série G (Clergé séculier avant 1790), pour compléter
la livraison du marché externalisé (Jouve, appel à projet MRT 2002) de numérisation des microfilms de la
série H (Clergé régulier avant 1790), traitée en premier. Les ektachromes produits en 2004 ont été réalisés
pour le catalogue de l’exposition Figures de Madones, Vierges sculptées des Vosges, XIIe-XVIe s.,
présentée au Musée départemental d’art ancien et contemporain d’Epinal, du 26 février au 22 mai 2005.
Les campagnes de numérisation internes ont concerné les fonds suivants :
• Imagerie d’Epinal S.A. (40 J) : 100 vues
• Prêts de particuliers (cartes postales, tirages photographiques), notamment pour l’exposition sur la
compagnie des chemins de fer de l’Est : 603 vues
• Statues mariales des églises des Vosges et des collectionneurs privés : 423 vues
• Fonds figurés divers (2 Fi, 4 Fi, 5 Fi, 48 T) pour le catalogue de l’exposition sur la compagnie des
chemins de fer de l’Est et les plaquettes promotionnelles : 2 272 vues
Enfin, le plan triennal de numérisation de l’état civil (numérisation directe des originaux des
collections départementale et communale, société Safig Numway) s’est poursuivi en 2004. Il verra son
terme au mois de décembre 2005 avec 2 800 000 pages de registres paroissiaux et d’état civil centenaires.
Au 31 décembre 2004, 55 % de la collection a été numérisée. Plus de la moitié du service est mobilisée par
ce chantier (collecte et préparation des documents à numériser, contrôle de l’état sanitaire, restauration
éventuelle, vérification quantitative et qualitative des vues numériques).
Pour permettre l’indexation et la visualisation de ces images numériques (équivalent de 11 700 CD)
en salle de lecture, puis à terme sur l’Internet, un marché a été notifié en février 2004 à la société Gesco
pour le développement d’un logiciel d’indexation, de visualisation et de consultation Web des images de
l’état civil numérisé (Lugh). L’architecture du site Internet des Archives départementales, à la fois
support d’information et mode de consultation des instruments de recherches et des fonds numérisés, a
été conçue au terme de plusieurs réunions en mai 2004 et complétée et validée en décembre 2004 (URL :
www.vosges-archives.com).
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V. L’ouverture au public
V.1. L’accueil des lecteurs.
L’année 2004 a connu une augmentation notable du nombre de lecteurs inscrits : 1889. Le
nombre de séances de travail (demi-journées) effectuées aux Archives départementales s’élève à 14 328.
Pour mémoire en 2003 : 1853 lecteurs et 12 600 séances (demi-journées).
Même s’il est encore vrai en 2004 que le profil du lecteur le plus représenté aux Archives
départementales reste celui du lecteur vosgien, retraité et amateur de généalogie, les lecteurs, d’âge, de
provenance géographique et d’origines socio-professionnelles diverses, se répartissent comme suit :
Généalogistes 1 302 soit 69 %
Scientifiques 80 soit 4, 2 %
Personnel des services versants 72 soit 3, 8 %
Usagers effectuant des recherches administratives ou juridiques 181 soit 9, 5 %
Autres 254 soit 13, 5 %
TOTAL 1 889
Le nombre d’articles d’archives communiqués (sortis des magasins de conservation pour
consultation) en 2004, soit 26 275 documents, a nettement fléchi par rapport aux années précédentes, qui
avoisinaient les 30 000 documents. Les opérations de numérisation accentuées depuis plusieurs années
pour substituer aux documents originaux fragiles des fichiers numériques consultables sur écran peuvent
expliquer ce recul positif du point de vue de la conservation des collections. Les consultations de
documents numérisés, sur les terminaux informatiques, ne peuvent être comptabilisés. Les Archives
départementales ont continué par ailleurs à prêter aux services versants des archives issues de leurs fonds
versés pour communication administrative.
Salle de
lecture
Communications
administratives
Total Proportion
Articles d’archives 15 363 265 15 628 58, 8 %
Ouvrages, périodiques, journaux officiels... 1 385 1 385 5, 2 %
Microfilms et microfiches 9 267 9 267 34, 9 %
Documents figurés originaux 260 260 0, 9 %
TOTAL 26 275 265 26 540
De plus en plus de recherches sont faites en amont par les lecteurs par correspondance sans se
déplacer aux Archives (706 en 2004). Le service continue, sans mener les recherches à la place du public, à
répondre à ces demandes de renseignements à caractère scientifique (12,7 %), généalogique (52,5 %) ou
administratif (34,7 %), en signalant les cotes des fonds d’archives concernant le sujet et les ouvrages
bibliographiques conservés dans sa bibliothèque.
Dans un même souci de qualité du service rendu au public, les responsabilités des quatre
présidentes de la salle de lecture ont été accrues en octobre 2004, avec la gestion autonome des
demandes d’autorisation (photocopies, dérogations, communicabilité), réduisant le temps d’attente des
lecteurs en salle. De même, la régie de recettes a été étendue aux présidentes, qui assument désormais la
régie déléguée (vente de cartes de photocopies, de publications, etc) tous les jours ouvrables, à l’exception
d’une interruption méridienne.
15
V.2. Les manifestations culturelles.
- Expositions
Deux expositions temporaires, organisées par Nicole El Haik, attachée de conservation, avec la
collaboration d’Eliane Mougel, directrice-adjointe, du laboratoire photographique et de l’atelier de reliurerestauration,
ont été présentées par les Archives en 2004 :
• Vosges paisibles. Une justice de proximité : les justices de paix (1790-1958), tenue aux Archives du 27
novembre 2003 au 30 janvier 2004, a accompagné la publication du répertoire numérique de la
sous-série 4 U. Elle a reçu 60 visites en 2004.
• Par des contes d'ogre et de fée. Perrault en images à Épinal et à Metz, co-organisée avec les
Archives départementales de Metz et tenue à Metz du 14 octobre 2003 au 17 janvier 2004,
puis à Epinal du 6 février au 30 avril 2004, traitait des contes de Perrault dans l’imagerie
populaire. Elle a connu une bonne fréquentation à Epinal (724 visiteurs en 2004).
Les Archives départementales ont participé par ailleurs à l’exposition Images de femmes au
XIXe siècle, de l’image d’Epinal au dessin satirique, organisée par la bibliothèque Abbé-Grégoire de Blois
dans le cadre des « Rendez-vous de l’histoire », du 11 octobre au 13 novembre 2004, en prêtant sous
forme de reproductions 42 images d’Epinal (fonds 8 T et 48 J). Benoît Martin, attaché de conservation, en
charge du fonds de l’Imagerie, y a apporté sa contribution scientifique.
De même, les Archives des Vosges ont prêté 6 documents d’archives (fonds 20 U, 4 Fi et 8 T)
pour l’exposition De la Lorraine, co-organisée par le musée des Beaux-Arts de Nancy et les musées de la
Cour-d’Or de Metz du 24 avril au 26 juillet 2004.
L’année 2004 a vu la poursuite de la préparation de l’exposition Figures de Madones, Vierges
sculptées des Vosges, XIIe s.-XVIe s., organisée par le Conseil général au Musée départemental (février-avril
2005), mobilisant Yves Kinossian, puis Isabelle Chave (rédaction et coordination du catalogue, sélection
des œuvres, textes de la salle d’exposition et des plaquettes promotionnelles), ainsi que Joëlle Laurençon,
photographe (couverture photographique des statues mariales du département (XIIe-XVIe s.)).
- Conférences et colloques
Isabelle Chave a participé aux journées d’études Recherche et Archives organisées par la DAF et la
faculté Jean Monnet (3-4 novembre 2004, Sceaux/Paris) et présidé une séance du colloque Archives,
archivistes, archivistique dans l’Europe du nord-ouest, du Moyen Âge à nos jours : entre gouvernance et mémoire, de la
section régionale Nord-Pas de Calais-Picardie de l’AAF (2-4 décembre 2004, Roubaix).
Nicole El Haïk a donné une conférence sur La justice de paix dans les Vosges (1790-1958) en février
2004, à Remiremont, pour la Société d'histoire locale de Remiremont et de sa région.
V.3. Les actions pédagogiques.
La fréquentation scolaire, avec plus de 1000 élèves et formateurs ayant visité le service, atteint
un chiffre particulièrement notable, qui revient, après plusieurs années de baisse progressive, aux
moyennes annuelles des années 1997-2001.
Pour mémoire en 2003 : 723 élèves et formateurs
Nombre d’élèves accueillis en 2004 : 1024
- classes élémentaires 691
- collégiens 228
- lycéens 105
Nombre d’élèves accueillis hors temps scolaire
(centres aérés, par exemple)
35
Formation des formateurs : 14 stagiaires (IUFM)
16
La part de la fréquentation des scolaires et formateurs reste forte par rapport à la fréquentation
totale du service (qui comprend également les visiteurs des expositions et les visiteurs occasionnels) : 1059
sur 2 200, soit 48 %.
L’accueil des classes élémentaires pour un travail sur les animaux a donné lieu à une exposition -
Les animaux dans la commune (18 mai au 25 juin 2004) -, organisée par Gérald Guéry, professeur du
Service éducatif, avec l’assistance technique des Archives départementales. Fréquentée par 247 visiteurs,
elle est aujourd’hui disponible en prêt.
Les expositions itinérantes conçues par le service éducatif des Archives départementales ont
connu une diffusion notable (19 emprunts en 2004) auprès des établissements scolaires de tout le
département.
• La vie pendant la Seconde Guerre mondiale (19 janvier au 6 février 2004, puis 2 juillet au 14
septembre 2004)
• La France de 1789 (24 février au 15 mars 2004)
• 1492 (9 au 16 mars 2004)
• Des noms et des monuments (9 au 16 mars 2004, puis 14 septembre au 4 novembre 2004)
• Vosges paisibles (6 avril au 7 mai 2004)
• La Tour Eiffel (19 avril au 3 mai 2004)
• Santé et charité (3 au 24 mai 2004, puis 22 octobre au 29 novembre 2004)
• Les colporteurs (27 juillet au 30 août 2004)
• Ecoles d’autrefois (2 au 29 septembre 2004)
• Les animaux dans la commune (28 juin au 29 septembre 2004)
• L’archéologie et les Celtes (13 au 24 septembre 2004
• La vie ouvrière (15 septembre au 8 octobre 2004)
• La vie des civils (24 septembre au 4 octobre 2004, puis 5 au 26 novembre 2004)
• La vie quotidienne des enfants (8 au 25 novembre 2004)
Dans le cadre de l’exposition temporaire Par des contes d’ogres et de fées (6 février-30 avril 2004), pour la
première fois, des ateliers animés par des artistes professionnels ont été organisés aux Archives
départementales à l’attention des scolaires (arts plastiques, écriture de contes, expression orale) : 15 classes,
soit près de 350 enfants y ont participé. Trois intervenants extérieurs ont été conviés à animer ces ateliers :
Clair Arthur (écriture), Sidonie Hollard (dessin), Claude Schiltz (expression). De même, un concours de
dessins et une représentation de théâtre d’ombre (Perrault, Le Petit Poucet) ont constitué le clou de
l’exposition.
Enfin, les Archives départementales ont collaboré avec l’Office central de coopération à l’école à
l’illustration d’un calendrier et d’un jeu diffusés par tous les établissements élémentaires du département,
constituant un excellent support d’information pour le service éducatif des Archives.
17
VI. Bilan 2004 et projets pour 2005
VI.1. Bilan 2004.
L’année 2004 a été une année riche et dense de réalisations, parmi lesquelles on peut signaler tout
particulièrement :
• plusieurs expositions temporaires
• presque 1 kilomètre linéaire d’archives classées
• 900 000 vues numériques préparées en amont et contrôlées au retour, dans le cadre de la 2e année
du plan de numérisation de l’état civil.
Toutes ces activités n’ont qu’un seul objectif : améliorer le service rendu au public des chercheurs
qui fréquentent le bâtiment, en ouvrant à la recherche de nouveaux fonds cotés et inventoriés, en
préparant la diffusion par les réseaux des documents d’état civil - objets de 75 % des demandes du public
des Archives -, et en leur donnant à connaître la richesse et la variété des fonds conservés.
Toutefois, l’équilibre est fragile. Il reste toujours difficile de maintenir les objectifs fixés au regard
des absences liées à la formation continue, aux formations initiales obligatoires à la suite des concours et
aux jours de récupération dans le cadre de la réduction du temps de travail. Les congés maladie à
répétition de deux des quatre agents – presque 1 an chacun, de février à décembre 2004 - chargés du
comptage des feuillets d’état civil avant départ pour la numérisation externalisée grève lourdement le
projet de numérisation, prévu sur 3 ans avec la société Safig Numway. Leur travail ne peut reposer en
totalité sur les autres agents, qui assurent par ailleurs le quotidien des missions du service. Le non
remplacement d’au moins un de ces deux agents laisse craindre que le terme de décembre 2005 ne pourra
être tenu.
L’autre menace pèse sur l’état de saturation du bâtiment. Plus de 900 m.l. sont entrés cette année, et
autant sont à prévoir pour chacune des années à venir, eu égard au fait que certains services publics sis
dans le département n’ont jamais opéré aucun versement aux Archives départementales, ainsi que le
prévoit la loi du 3 décembre 1979 sur les archives, et qu’ils vont être relancés dans le cadre des formations
à l’archivage organisées en 2005 et 2006. Les magasins de conservation des Archives départementales,
dont les derniers disponibles vont être équipés en rayonnages au cours de l’année 2005, seront totalement
saturés à l’horizon de l’année 2008.
VI.2. Les projets pour 2005.
- Bâtiment
Avec la collaboration de la direction vosgienne du Patrimoine devra être retenu un programmiste
afin de lancer l’étude sur l’extension du bâtiment (crédits d’étude inscrits au BP 2005 de la DVP). Par
ailleurs, des crédits d’études pour la redéfinition des espaces d’accueil (hall, inscription, vestiaires, point
vente) des Archives départementales seront demandés au titre de la DM 1 de 2005.
Les travaux de gros entretien programmés sur 2005 sont les suivants :
• remplacement et mise aux normes des deux ascenseurs
• équipement des deux magasins de conservation du 6e étage en rayonnages fixes et mobiles et
meubles à plans, équipement des magasins à rayonnages fixes en tablettes à abattants, équipement
de la salle de stockage des expositions itinérantes en rayonnages fixes grande profondeur
• agrandissement du local serveur
• réhabilitation du local autoclave en bureau
• mise en place de bras automatiques pour le portail piétons
• ravalement des façades du bâtiment administratif et des magasins de conservation, avec pose
d’hydrofuge, et des maçonneries de la clôture sur l’avenue Pierre Blanck
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Il sera nécessaire de procéder en 2005 à un gain de place, afin de repousser au maximum les
problèmes de saturation :
• déclassement et destruction des mobiliers hors d’usage
• transfert dans un bâtiment de stockage du Conseil général des mobiliers valides d’usage occasionnel
• élimination réglementaire des documents acceptés en masse au titre du pré-archivage du Conseil
général et suppression de cette fonction aux Archives départementales, au profit d’un bâtiment de
stockage annexe commun aux directions du Conseil général (Chavelot).
• restitution aux services culturels concernés des stocks de publications dont les Archives
départementales assuraient la maintenance.
- Conservation préventive.
• Renouvellement du nouveau marché pour la climatisation et le suivi environnemental des magasins
de conservation (avril 2005)
• Désinfection des magasins infestés après analyse des prélèvements par le Laboratoire départemental
(en sous-traitance à un laboratoire spécialisé) (Penicillium, Ulocladium) (avril 2005)
• Acquisition d’un logiciel de suivi environnemental des magasins (mai 2005)
• Formation en conservation préventive, dispensée sur place, pour l’ensemble des agents
(identification de l’état sanitaire, manipulation des documents, choix des matériaux) (10-12 mai
2005).
• Mise en œuvre en fin d’année 2005 d’un plan de reprise pluri-annuelle des « documents
incommunicables pour mauvais état » (quelque 7 500 documents selon Gaia, requête nov. 2004),
tenant compte, en huit campagnes, de la fréquence des demandes du public, de l’existence d’un
support de substitution et de la nature des supports et des pathologies.
- Contrôle des archives publiques.
En plus de la poursuite du programme de visites bi-hebdomadaires des archives des communes de
moins de 2000 habitants, les quatre services d’archives communales constitués du département (Epinal,
Saint-Dié-des-Vosges, Neufchâteau, Rambervillers) seront visités en janvier et février 2005.
Un plan de formation à l’archivage, sous forme de sessions d’une courte journée intitulées
« Archivage des documents publics : responsabilités, pratique », dispensées aux Archives départementales,
sera mis en place de mars 2005 à avril 2006 à l’attention de tous les services versants du département. Il
s’inscrira dans le cadre de l’un des axes prioritaires du Plan d’action stratégique de l’Etat dans le
département (PASED) des Vosges (thème 5. Amélioration de l’administration des services).
- Entrées des fonds d’archives.
L’appui de la Chambre départementale des notaires sera requis pour obtenir le versement de la
dernière étude notariale des Vosges (Saint-Dié-des-Vosges) à n’avoir jamais versé ses minutes et
répertoires. Il permettra de lancer la rédaction du Guide des archives notariales des Vosges (XVIe-début XXe s.),
en projet depuis 1992.
Aucun versement électronique n’a eu lieu à ce jour aux Archives départementales. La question de
l’archivage électronique, dont la nécessité a été exprimée auprès de la direction générale des Services, devra
être abordée en 2005 avec la direction vosgienne de l’Informatique et des Réseaux, sensibilisée par la
dématérialisation des procédures (marchés publics) : recensement des bases de données dans les services à
l’échelon départemental, consultation pour le choix d’une plate-forme d’archivage électronique.
- Classements et inventaires des fonds d’archives.
L’année 2005 sera consacrée à la résorption de l’arriéré de classement des archives communales
déposées, le calendrier de collecte étant interrompu en conséquence (sauf demandes expresses) d’avril à
septembre 2005. L’achèvement du classement des archives anciennes de Remiremont va permettre de
relancer, comme convenu dès 1997, le microfilmage intégral du fonds ancien, avec le concours financier
de la commune (délai : fin octobre 2005).
Pour les archives modernes, l’année 2005 verra l’achèvement du classement de la série O, dont la
publication du répertoire numérique est prévue pour 2006. Le centenaire de la loi de Séparation des
19
Eglises et de l’Etat a engagé à publier en 2005, par ailleurs, le répertoire numérique de la série V, dont le
classement a été quasiment achevé en 1993.
Les bordereaux de versement W (archives administratives postérieures à 1940) ne sont aujourd’hui
accessibles en salle que pour 12 d’entre eux. Un plan de reprise des 1400 bordereaux existants a été mis en
place pour 2005, afin d’ouvrir à la recherche les archives de la seconde moitié du XXe siècle : relecture,
détermination des délais de communicabilité, application de la circulaire de 2002 sur les fonds de la
Seconde Guerre mondiale, repérage des éliminables, récolements topographiques sous Gaia,
enrichissement de l’état des versements, mise en salle des bordereaux.
- Numérisation et diffusion de l’état civil en ligne.
Ce sera assurément l’un des chantiers importants de l’année 2005, avec l’achèvement du marché
triennal, qui prendra en compte, pour finir, les registres d’état civil du greffe du TGI d’Epinal, couvrant la
dernière décennie du XIXe siècle pour l’arrondissement d’Epinal.
Le développement de Lugh ayant abouti à un constat d’échec en février 2005, des contacts ont été
pris avec le service Gaia pour une présentation du module d’indexation et du visualiseur déjà en
fonctionnement aux Archives départementales de la Martinique et de Seine-et-Marne pour les fonds
figurés numérisés, dont l’état civil. Les possibilités de récupération des données indexées sont un des prérequis
de l’adoption de ces deux applications aux Archives départementales des Vosges.
Les textes des pages du site Internet seront rédigés, et les images sélectionnées, au cours du premier
semestre 2005, pour une validation en septembre par la webmestre et le service Communication du
Conseil général.
- Accueil du public.
Trois plaquettes de présentation des Archives départementales (présentation des fonds et missions,
salle de lecture, service éducatif,) seront imprimées en 2005, ainsi qu’un vade-mecum pour la recherche sur
l’histoire des familles.
- Manifestations culturelles et pédagogiques.
L’année 2005 proposera trois expositions temporaires nouvelles : Le Train entre en gare ! La compagnie
du chemin de fer de l’Est (1854-1937) (janvier-avril 2005), La Fée Electricité (mai-juin 2005), Jules Ferry (1832-
1893), aux sources de la République laïque (novembre 2005-février 2006). En outre, de juillet à octobre, sera
accueillie en deuxième présentation l’exposition Images de femmes au XIXe siècle.
La diffusion de spots documentaires pédagogiques, réalisés par Gérald Guéry, Benoît Martin et
Joëlle Laurençon, en collaboration avec l’Inspection académique et avec la chaîne de télévision locale
Images +, sous le titre « 1000 ans d’histoire des Vosges en images : trésors des Archives départementales »,
débutera en mai 2005.
A l’instar d’autres services d’archives, les Archives des Vosges organisera une journée « Archives de
la Résistance et de la Déportation » au siège du Conseil général, avec la collaboration du service
départemental de l’ONAC et de la Fondation de la Résistance (9 mai 2005).